La sezione “Fattura Proforma” permette di inserire i dati di una vendita e stampare un documento riepilogativo privo di valore legale senza effettuare lo scarico dei prodotti coinvolti.
Il suo utilizzo è pensato principalmente per inviare un preventivo ad un cliente, preparando i dati che verranno poi impiegati dall’operazione “Vendita/Scarico”.

Inserimento

La sezione è compresa nel pacchetto “Fattura Elettronica”, per accedervi è sufficiente cliccare sul menù “Fattura elettronica” → “Fattura Proforma”.

All’interno si trovano i consueti campi di una vendita, da notare la differenza nella prima data richiesta ovvero “Data documento”, la quale rappresenta la data della fattura proforma e non la data dell’operazione.
Il campo “numero” invece rappresenta il numero del documento corrente, viene impostato automaticamente da Registro.Wine e segue una sequenza diversa rispetto al numero delle fatture; tale numero identifica le fatture proforma e non ha nessun legame con il numero finale della fattura, il quale verrà proposto in fase di vendita o fatturazione.

Di seguito sono presenti i dettagli del cliente oggetto del documento, le possibili causali (per la futura fattura), i prodotti vitivinicoli, gli altri articoli e dati che riguardano le spese o gli sconti, la banca di riferimento e le modalità di pagamento. Premendo il pulsante “Salva” verrà registrata la fattura proforma, verrà stampato il relativo documento e NON verrà effettuato nessuno scarico dal registro.

Utilizzo in fase di vendita

La fattura proforma potrà essere utilizzata per precompilare la vendita vera e propria, dalla maschera di vendita/scarico, scegliere come tipo documento “Fattura” oppure “DDT” e comparirà il pulsante “Carica da Fattura Proforma” come nella seguente immagine.

Cliccando su di esso verrà proposta la lista delle fatture proforma, oltre a cliente, numero, e data sono presenti altre due colonne:

• “Fatturata?” indica se questo documento è già stato utilizzato in una fattura.
• “Utilizzata in ddt?” indica se questo documento è già stato utilizzato in un ddt.

Inoltre alla fine di ogni riga sono presenti due pulsanti:

• Anteprima: stampa il documento relativo alla fattura proforma della riga corrispondente.
• Elimina: cancella la fattura proforma se non è già stata utilizzata in fattura o ddt.

Dall’elenco è possibile selezionare la fattura proforma e, premendo “Conferma”, i dati verranno utilizzate per precompilare la vendita corrente.

Tutti i dati importati dalla fattura proforma sono modificabili, in particolare è necessario inserire i dati riguardanti il trasporto (sezione “altri dati”). La conferma è la stessa della vendita e quindi produrrà il documento da stampare.

Gestione

Infine, per gestire le fatture proforma, è presente in “Fattura elettronica” –> “Elenco fattura proforma” l’elenco dei documenti con alcune funzionalità:

• Cerca: per cercare le fatture proforma con i criteri di ricerca da voi impostati (in alto sono presenti i campi “Da data”, “a data”, “Cliente” per filtrare l’elenco);
• Inserisci: per inserire una nuova fattura proforma;
• Modifica: per modificare la fattura proforma selezionata;
• Visualizza: per vedere i dati inseriti nella fattura proforma selezionata (senza possibilità di modifica);
• Elimina: per cancellare la fattura proforma selezionata, che non sia già stata utilizzata in fattura o ddt;
• Stampa: per stampare la fattura proforma selezionata;

La sezione “gestione vuoti” permette di tracciare il numero di vuoti a rendere (fusti, damigiane e altri recipienti) temporaneamente presenti presso i clienti.
Abilitando questa funzionalità, in ogni ddt o fattura immediata, verrà stampato il numero di recipienti non ancora rientrati dal cliente oggetto del documento; sarà possibile anche elencare i prestiti e i rientri per tipologia di recipiente e per cliente.

Per prima cosa è necessario abilitare la funzionalità “Gestione vuoti in prestito ai clienti” dal menu “Impostazioni” → “Dati Deposito”.

Una volta spuntata la funzionalità e premuto il tasto salva, registro.wine comincerà a tenere traccia dei vuoti a rendere e a stamparne le relative quantità nei ddt o fatture immediate.

La funzionalità di gestione e consultazione vuoti è disponibile in “Utilità” → “Gestione Vuoti”.

Per prima cosa è necessario inserire la quantità di vuoti a rendere presso ogni cliente cliccando su “Carica vuoti esistenti” e compilando i dati richiesti.

Selezionando un cliente e premendo “Cerca” verranno elencate le quantità non ancora restituite per ogni tipologia di recipiente.

Una volta definita la situazione iniziale si può procedere con l’usuale operazione di vendita; registro.wine terrà traccia dei vuoti a rendere e stamperà su ogni ddt o fattura immediata la quantità precedente, quella relativa al documento e la situazione aggiornata.

Ritornando alla sezione “Utilità” → “Gestione Vuoti” verrà visualizzata la situazione aggiornata.

Con un doppio click sulla riga comparirà il dettaglio dei movimenti, da qui è possibile eliminare i movimenti effettuati manualmente cioè non associati ad un documento.

Valorizzando i campi “numero recipienti rientrati” e “data rientro” sarà possibile inserire il rientro cliccando su “Rientra vuoti”. Alla conferma le quantità verranno aggiornate.

Da questa sezione è anche possibile stampare il dettaglio dei resi per ciascun cliente a partire da una data indicata, questo per evitare di visualizzare la storia completa dei movimenti.